FAQs
1. การเลือกออแกไนซ์จัดงานอีเว้นท์สำคัญอย่างไร?
ออแกไนซ์จัดงานที่มีประสบการณ์จะช่วยให้การจัดงานเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการประสานงานในวันงาน ช่วยลดเวลา ลดภาระงาน และประหยัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้
2. จัดงานอีเวนท์ ทำไม
จะจัดทำไม: การกำหนดเป้าหมายของอีเว้นท์ การรู้ว่าทำไมเราจึงต้องจัดอีเว้นท์เป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ เป้าหมายของงานจะเป็นตัวกำหนดทิศทางทั้งหมดของการวางแผนและการตัดสินใจในทุกขั้นตอน ต่อไปนี้คือแนวทางในการหาคำตอบว่า “จะจัดทำไม”:
- สร้างการรับรู้แบรนด์ (Brand Awareness): หากคุณต้องการให้คนรู้จักแบรนด์ของคุณมากขึ้น อีเว้นท์สามารถช่วยสื่อสารภาพลักษณ์และค่านิยมของแบรนด์ได้เป็นอย่างดี
- สร้างเครือข่าย (Networking): อีเว้นท์สามารถสร้างโอกาสให้ผู้คนได้พบปะและสร้างความสัมพันธ์ใหม่ ๆ ซึ่งมีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการขยายเครือข่าย
- เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ (Product Launch): การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ๆ ผ่านอีเว้นท์ช่วยสร้างความตื่นเต้นและให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งใหม่ที่จะเกิดขึ้น
- ให้ความรู้และการฝึกอบรม (Education and Training): จัดสัมมนาหรือเวิร์กชอปเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณ
- สร้างประสบการณ์ที่จดจำ (Memorable Experience): สร้างความประทับใจที่ยากจะลืมและทำให้ผู้เข้าร่วมอยากกลับมาร่วมกิจกรรมอีกในอนาคต
3. งานอีเว้นท์มีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง
งานอีเว้นท์สามารถแบ่งออกได้หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายของงาน ซึ่งรูปแบบหลักๆ มีดังนี้
- งานอีเว้นท์เปิดตัวสินค้า (Product Launch Event)
งานนี้จัดขึ้นเพื่อเปิดตัวสินค้าใหม่หรือบริการใหม่ของบริษัท โดยมุ่งเน้นให้ผู้เข้าร่วมงานได้สัมผัสและทดลองใช้ผลิตภัณฑ์เพื่อสร้างความสนใจและกระตุ้นยอดขาย - งานอีเว้นท์แสดงสินค้า (Trade Show / Exhibition)
- งานนี้เป็นการจัดแสดงสินค้าหรือบริการจากหลายบริษัทในอุตสาหกรรมเดียวกัน เป็นโอกาสให้ธุรกิจพบปะกับลูกค้าและคู่ค้ารายใหม่ๆ รวมถึงเป็นพื้นที่สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลและแนวคิดใหม่ ๆ
- งานอีเว้นท์สัมมนา และการประชุม (Seminar / Conference)
- งานสัมมนา และการประชุมมักเน้นการแลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูลในหัวข้อเฉพาะ เป็นโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้จากวิทยากรผู้เชี่ยวชาญและสร้างเครือข่ายในวงการเดียวกัน
- งานอีเว้นท์งานเลี้ยงหรืองานสังสรรค์ (Gala Dinner / Party)
- งานเลี้ยงหรืองานสังสรรค์จัดขึ้นเพื่อเฉลิมฉลองหรือสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรและลูกค้าหรือพนักงาน เช่น งานเลี้ยงประจำปี งานระดมทุน หรือกิจกรรมสร้างความบันเทิง
- งานอีเว้นท์โรดโชว์ (Roadshow)
- งานโรดโชว์เป็นการนำเสนอสินค้า บริการ หรือกิจกรรมต่าง ๆ โดยการเคลื่อนที่ไปยังหลายสถานที่ เพื่อให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่หลากหลายและสร้างการรับรู้ในวงกว้าง
- งานอีเว้นท์เทศกาลหรือคอนเสิร์ต (Festival / Concert)
- งานนี้จัดขึ้นเพื่อความบันเทิง มักเป็นงานที่มีการแสดงสดหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับศิลปะและวัฒนธรรม มุ่งเน้นการสร้างประสบการณ์ที่สนุกสนานให้กับผู้เข้าร่วมงาน
- งานอีเว้นท์ออนไลน์ (Virtual Event)
- งานอีเว้นท์ออนไลน์จัดขึ้นในรูปแบบดิจิทัล ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ต่าง ๆ เหมาะสำหรับสถานการณ์ที่ไม่สามารถจัดงานแบบพบปะกันได้ เช่น ในช่วงการแพร่ระบาดของโรค หรือเพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่อยู่ห่างไกล
- งานอีเว้นท์เพื่อสังคม (Corporate Social Responsibility Event)
- งานนี้จัดขึ้นเพื่อสร้างประโยชน์แก่สังคมหรือสิ่งแวดล้อม มักเป็นกิจกรรมที่องค์กรจัดขึ้นเพื่อสนับสนุนชุมชน หรือส่งเสริมการรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร
รูปแบบของงานอีเว้นท์ที่เลือกใช้จะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ และกลุ่มเป้าหมายของงานนั้น ๆ ซึ่งแต่ละรูปแบบก็มีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกันออกไป
4. ธีมงานคืออะไร ทำไมต้องมีธีมงาน
ธีมของงานคือแนวคิดหรือแนวคิดที่เป็นแนวทางในการวางแผน และการดำเนินกิจกรรมเฉพาะ เช่น นิทรรศการ งานปาร์ตี้ การประชุม หรืองานแต่งงาน ธีมนี้เป็นแนวทางในการวางแผน และการดำเนินงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ โดยมีเป้าหมายในการนำเสนอผลิตภัณฑ์ บริการ หรือแนวคิดในอุตสาหกรรมหรือสาขาเฉพาะ
โดยพื้นฐานแล้ว จะให้กรอบภาพ และแนวความคิดของงาน รวมถึงองค์ประกอบต่างๆ เช่น การออกแบบบูธ สื่อการตลาด และกิจกรรมต่างๆ ธีมของงานนิทรรศการอาจมีตั้งแต่อุตสาหกรรมเฉพาะ เช่น “เทคโนโลยี” หรือ “แฟชั่น” ไปจนถึงแนวคิดที่เป็นนามธรรม เช่น “ความยั่งยืน” หรือ “นวัตกรรม”
5. การเลือกสถานที่ เลือกอย่างไรให้เหมาะสมสำหรับการจัดงาน
สถานที่จัดงานอีเว้นท์ควรตรงกับลักษณะ และวัตถุประสงค์ของงานอีเว้นท์ ทั้งในด้านความจุ บรรยากาศ และความสะดวกในการเข้าถึง การเลือกสถานที่ที่ดีสามารถสร้างความประทับใจแรกที่ดี และช่วยสนับสนุนความสำเร็จของงานได้ ปกติแล้วสถานที่จะมีความสำคัญต่อภาพรวมของการจัดงานอีเว้นท์เป็นอย่างมาก เพราะฉะนั้นควรจะต้องหาสถานที่ เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบงานอีเว้นท์มากที่สุด เช่น หากต้องการจัดงานอีเว้นท์ในรูปแบบการประชุมหรือสัมมนาให้ความรู้จะต้องเลือกสถานที่จัดงานอีเว้นท์ที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับงานอีเว้นท์ที่กำลังจะเกิดขึ้น หรือหากจะจัดในรูปแบบของการแสดงสินค้า ต้องเลือกสถานที่ที่เดินทางสะดวกเข้าถึงง่าย มีที่จอดรถเพียงพอ เป็นต้น
6. จัดทำลิสต์รายชื่อแขกผู้เข้าร่วมงานอย่างไรให้น่าสนใจ
การทำลิสต์รายชื่อผู้เข้าร่วมงาน โดยอาจจะเสริมโดยการทำป้ายชื่อที่ชัดเจน อ่านง่าย จะสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมงานได้พบปะพูดคุยทักทาย รู้จักกันได้อย่างสะดวก เพราะบางคนก็มีปัญหาในการจำชื่อของคนอื่น อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เป็นปัญหา การมีป้ายชื่อที่ชัดเจนจะทำให้การสื่อสาร และการเข้าสังคมเป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้น อีกทั้งยังส่งผลดีต่อทีมงานที่ทำการจัดงานอีเว้นท์สามารถตรวจสอบได้ว่าแขกที่มาเข้าร่วมงานมีใครบ้าง และสามารถสร้างความประทับใจโดยการเรียกชื่อของพวกเขาผ่านป้ายชื่อตรงๆ ได้
7. เราควรทำการโปรโมทการจัดงานไหม ในรูปแบบไหน
การโปรโมทกิจกรรมอีเว้นท์ที่กำลังจะเกิดขึ้นจะช่วยเพิ่มความน่าตื่นเต้นให้กับการจัดงานอีเว้นท์ขึ้นมาก อีกทั้งยังทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถจัดการตารางเวลางานได้เพียงพอเพื่อเข้าร่วมงาน นอกจากนี้การโปรโมทยังเป็นการทำการตลาด เพื่อดึงดูดให้ผู้คนสนใจ และอยากเข้าร่วมงานอีเว้นท์มากยิ่งขึ้น ซึ่งการโปรโมทนั้นอาจจะทำสื่อประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์นี้พร้อมๆ กับส่งไปในช่องทางสื่อโซเชียลมีเดียต่างๆ
ช่องทางการโปรโมทอีเว้นท์:
โซเชียลมีเดีย: การโปรโมทผ่านโซเชียลมีเดียเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมาก โดยการโพสต์เกี่ยวกับอีเว้นท์ของคุณบนโพสต์ หรือสร้างเหตุการณ์บนเฟสบุ๊ค อินสตาแกรม เอ็ก(ทวิตเตอร์) และแพลตฟอร์มอื่น ๆ เพื่อเพิ่มการมองเห็นและความสนใจ
อีเมล: ส่งอีเมลเชิญชวน และการสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายเป็นวิธีการโปรโมทที่มีประสิทธิภาพ อีเมลสามารถส่งข้อมูลเกี่ยวกับงานอีเว้นท์ รายละเอียด เช่น กำหนดการ สถานที่ และลิงก์สำหรับลงทะเบียนหรือซื้อบัตร
เว็บไซต์: โพสต์ข้อมูลเกี่ยวกับงานอีเว้นท์บนเว็บไซต์ของคุณ รวมถึงการสร้างหน้าโซนเวลาออนไลน์ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติม และลงทะเบียนได้โดยง่าย
โฆษณา: การโฆษณาออนไลน์ผ่านพื้นที่โฆษณาบนเว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดีย เช่น โฆษณาบนเฟซบุ๊ค โฆษณา Google AdWords หรือโฆษณาบน YouTube เป็นต้น
การแจกป้ายโฆษณา: การพิมพ์ป้ายโฆษณาเพื่อแจกจ่ายให้กับธุรกิจใกล้เคียง หรือการแจกแผ่นปลอกซองที่มีข้อมูลเกี่ยวกับงานอีเว้นท์
โปรโมทออนไลน์: การใช้แพลตฟอร์มออนไลน์เช่น เว็บไซต์กูเกิ้ลอีเว้นท์ หรือ Eventbrite เป็นต้น ที่ช่วยให้ประชาชนสามารถค้นหางานอีเว้นท์ของคุณได้ง่ายขึ้น
8. การเตรียมเอกสาร และอุปกรณ์สำหรับการจัดงานอีเว้นท์ควรมีอะไรบ้าง
การเตรียมเอกสารจัดงานอีเว้นท์ และอุปกรณ์เป็นขั้นตอนสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินงานของอีเว้นท์ของคุณในวันงาน ด้วยการเตรียมเอกสารที่จำเป็น และอุปกรณ์ที่เหมาะสม คุณสามารถช่วยให้งานของคุณเป็นไปได้อย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เอกสารที่จำเป็น:
- เอกสารประกอบการประชุม: เช่น สไลด์โปรเจคเตอร์, ข้อเสนอหรือสรุปผลการวิเคราะห์ เอกสารเหล่านี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมอีเว้นท์เข้าใจ และได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์
- เอกสารการลงทะเบียนหรือเข้างาน: ถ้ามีการลงทะเบียนล่วงหน้า คุณจะต้องเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น บัตรเข้างาน, ใบอนุญาต, หรือตั๋วเข้าชม
- เอกสารประกอบการแสดงสินค้า: หากเป็นอีเว้นท์ที่เกี่ยวกับการแสดงสินค้าหรือสินค้าตัวอย่าง คุณอาจต้องเตรียมเอกสารเพื่อแสดงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนสมัครงาน: สำหรับงานสัมมนาหรืออีเว้นท์ที่เกี่ยวข้องกับการสมัครงาน คุณอาจต้องเตรียมเอกสารเกี่ยวกับการสมัครงาน เช่น ประวัติการศึกษา, ประสบการณ์ทำงาน, และเอกสารประกอบการสัมภาษณ์
- เอกสารข้อมูลทางการแพทย์หรือสุขภาพ: หากมีการจัดอีเว้นท์ที่เกี่ยวข้องกับด้านการแพทย์หรือสุขภาพ คุณอาจต้องเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสุขภาพหรือแพทย์
- เอกสารการเข้าร่วมอีเว้นท์: สำหรับงานที่ต้องมีการเข้าร่วม คุณควรมีเอกสารที่ชัดเจนเพื่อแสดงการเข้าร่วม เช่น บัตรเข้าชมหรือหลักฐานการลงทะเบียน
อุปกรณ์ที่จำเป็นต่อการจัดงานอีเว้นท์:
- โปรเจคเตอร์: สำหรับการนำเสนอสไลด์หรือวีดีโอเนื้อหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอีเว้นท์
- เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่อพ่วง: เพื่อใช้ในการนำเสนอ แสดงสไลด์ หรือการเชื่อมต่อกับโปรเจคเตอร์
- ป้าย และแผ่นสไลด์: สำหรับแสดงข้อมูลหรือสรุปข้อมูลสำคัญขณะนำเสนอ
- เครื่องพิมพ์ และสื่อสิ่งพิมพ์: สำหรับพิมพ์เอกสารหรือวัสดุโปรโมทเพิ่มเติม เช่น ป้ายโฆษณา โบรชัวร์ หรือบัตรสมาชิก
- อุปกรณ์เสริม: เช่น แบตเตอรี่สำรอง, สายและสายส่อง, ตราสายไฟ, ฯลฯ ที่อาจเป็นประโยชน์ในกรณีฉุกเฉินหรือการแก้ไขปัญหาอุปกรณ์ที่เสียหาย
วิธีการเตรียมเอกสาร และอุปกรณ์การจัดงานอีเว้นท์:
- สร้างรายการเอกสาร และอุปกรณ์ที่จำเป็น: ทำการรวบรวม และสร้างรายการของเอกสาร และอุปกรณ์ที่ต้องใช้เพื่อความสะดวกในการจัดเตรียม
- ตรวจสอบ และเตรียมพร้อมล่วงหน้า: ตรวจสอบว่าเอกสาร และอุปกรณ์ที่จำเป็นถูกต้อง และเพียงพอสำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมงาน และเตรียมพร้อมล่วงหน้าก่อนวันงานอย่างน้อยหนึ่งวัน
- สร้างสำเนาสำรอง: สำหรับเอกสารที่สำคัญ ควรสร้างสำเนาสำรองเพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหาย
- ทดสอบ และทำการเช็ค: ทดสอบอุปกรณ์เท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างพร้อมใช้งาน และทำการเช็คให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดหรืออุปสรรคในการใช้งาน
"การเตรียมเอกสาร และอุปกรณ์ให้พร้อมเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้งานอีเว้นท์เป็นไปได้อย่างราบรื่น และเป็นประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมงาน และผู้เยี่ยมชมงานอีเว้นท์ของคุณ"
9. ควรวางแผนการดำเนินงานอย่างไรให้ราบรื่น
การวางแผนการดำเนินงานเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้การอำนวยความสะดวกและการจัดการงานอีเว้นท์ของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการวางแผนอย่างถูกต้อง คุณสามารถควบคุม และจัดการกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ลำดับขั้นตอนของอีเว้นท์:
- การวางแผน: กำหนดวันเวลาและสถานที่ที่จะจัดอีเว้นท์ รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของอีเว้นท์และกิจกรรมที่จะดำเนินการในวันงาน
- การสร้างรายการงาน: ระบุกิจกรรมและงานที่จะดำเนินการในอีเว้นท์ รวมถึงการกำหนดเวลาและลำดับการดำเนินงาน
- การจัดทำรายการงาน: กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละงาน รวมถึงการกำหนดเวลาที่เหมาะสมในการดำเนินงาน
- การเตรียมสถานที่: ตรวจสอบสถานที่อีเว้นท์ เช่น สถานที่จัดงาน ห้องประชุม หรือพื้นที่กลางแจ้ง และทำการจัดเตรียมพื้นที่ต่าง ๆ ให้เหมาะสม
- การเตรียมอุปกรณ์: ตรวจสอบและเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับอีเว้นท์ เช่น เครื่องเสียง, โปรเจคเตอร์, หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดกิจกรรม
- การวางแผนสำรอง: สร้างแผนสำรองในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น สภาพอากาศไม่ดี, อุปกรณ์เสียหาย, หรือปัญหาอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้น
กำหนดผู้รับผิดชอบงานแต่ละส่วน:
- ผู้รับผิดชอบงานทั่วไป: ระบุบทบาท และหน้าที่ของผู้รับผิดชอบสำหรับงานแต่ละส่วน เพื่อให้ทุกคนทราบ และรับผิดชอบงานอย่างชัดเจน
- การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ: ระบุหน้าที่ และความรับผิดชอบของผู้รับผิดชอบแต่ละส่วน และทำการติดตามให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจและการสื่อสารที่ชัดเจน
เตรียมแผนสำรองเผื่อกรณีฉุกเฉิน:
- การสร้างแผนสำรอง: สร้างแผนสำรองเพื่อจัดการกับสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น แผนสำรองในกรณีของอุปสรรคทางเทคนิค หรือการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในขณะอีเว้นท์ดำเนินไป
“การวางแผนการดำเนินงานเป็นรากฐานที่สำคัญที่จะทำให้การจัดงานอีเว้นท์ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น และเป็นประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วม และผู้เยี่ยมชมงานอีเว้นท์ของคุณ ดังนั้น ควรใช้เวลาในการวางแผนเพื่อให้ทุกอย่างพร้อม และราบรื่นอย่างสมบูรณ์”
10. ตำแหน่งผู้จัดการงานอีเว้นท์คืออะไร?
เบื้องหลังความสำเร็จของทุกงานอีเว้นท์ คือผู้จัดการอีเว้นท์ หรือ Event Manager ที่คอยดูแลให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น การจัดการงานอีเว้นท์ เป็นบทบาทที่ต้องอาศัยความรอบคอบในการวางแผน ความละเอียดแม่นยำในการประสานงาน และความเชี่ยวชาญในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นงานประชุมขนาดใหญ่ หรืองานสังสรรค์แบบส่วนตัว หน้าที่ Event Manager คือการเนรมิตไอเดียที่วางไว้ให้เป็นจริง โดยต้องบริหารจัดการทั้งโลจิสติกส์ งบประมาณ การติดต่อประสานงานกับเวนเดอร์ (Vendor) ตลอดจนควบคุมงานในวันจริง เพื่อให้ทุกองค์ประกอบทำงานร่วมกันอย่างลงตัว และมอบประสบการณ์ที่น่าประทับใจแก่ผู้ร่วมงาน
บทบาท และหน้าที่ Event Manager นั้นค่อนข้างหลากหลาย อีกทั้งยังต้องพบเจอกับการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา Event Manager จึงต้องรับผิดชอบงานหลายด้านซึ่งล้วนสำคัญต่อการจัดงานให้ราบรื่น และประสบความสำเร็จ
- การวางแผน และจัดการงานอีเว้นท์
- การบริหารงบประมาณ และการเงิน
- การประสานงานกับเวนเดอร์ และซัพพลายเออร์
- การบริหารเวลาให้เป็นไปตามแผน
- การบริหารจัดการงานอีเว้นท์ ในสถานที่จริง
- การประเมินผล และจัดทำรายงานหลังจบงานอีเว้นท์